|
Makmal Sains Sekolah Menengah Kebangsaan Berangan,
Tumpat, Kelantan |
![]() |
PANDUAN PENGURUSAN STOK
BORANG-BORANG
(a) Daftar Harta Modal ( Kew
312, 312A)
b) Daftar Inventori (Kew
313)
(c) Daftar Stok Bekalan
pejabat (Kew 314)
(d) Daftar pergerakan harta
Modal dan Iventori (Kew 315)
DEFINASI HARTA MODAL
- BARANG-BARANG TAKLUAK
YANG BERNILAI RM 500 ATAU LEBIH SETIAP UNIT.
(TIDAK TERMASUK PERABOT, PERMAIDANI
DAN LANGSIR DSBNYA)
kategori harta Modal
- kenderaan (kereta, van,
motorsikal dsbnya)
- Logi (logi pusat hawa dingin,
logi pembersihan air dsbnya)
- Mesin, peralatan dan kelengkapan
pejabat dsb.
(Kamera, komputer, mesin taip dan
sebagainya.)
DEFINASI INVENTORI
- BARANG-BARANG TAKLUAK YANG
BERNILAI KURANG DARI RM500 SETIAP UNIT.
(TERMASUK PERABOT, PERMAIDANI DAN
LANGSIR DSBNYA TANPA MENGAMBILKIRA KOS)
Kategori Inventori
- peralataan kelangkapan pejabat
(alat pengira, kipas angin dsbnya)
- Perabot, permaidani dan langsir
dsbnya.
(Kerusi, meja, kangsir dsbnya)
DEFINASI BEKALAN PEJABATTERMASUK
- Semua barang luak (consumables)
(ball pen, kertas am dsbnya)
- Alatulis serta kelengkapan
pejabat takluak (non- consumables) yang rendah nilainya dan
tidak ekonomi untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.
(gunting, stapler dsbnya)
Pelaksanaan Penggunaan
Borang-borang Baru
* Bagi perolehan harta modal,
inventori dan bekalan pejabat yang baru, tarikh penguatkuasaan
ialah 1 hb mei 1991.
* Bagi harta modal, iventori dan
bekalan pejabat yang sedia ada, maklumat mengenainya hendaklah
dipindahkan daripada borang lama kepada borang baru dengan
secepat mungkin tetapi tidak melebihi satu tahun dari 1 hb mei
1991.
* Borang lama hendaklah disimpan
untuk tujuan audit.
PESANAN BORANG
- Kew 312, 312A & 313
(dalam bentuk kad)
- kew, 314 & 315
dalam bentuk buku) - Jabatan
Percetakan Negara.
- fail kulit keras
( 2 ring hard cover file)
Kontrak Pusat Pek. Kontrak 7/90
NOTA KEGUNAAN BORANG-BORANG KEW
312, 312 A, 313, 314, 315
PENJELASAN TERPERINCI
BORANG-BORANG
1. DAFTAR HARTA MODAL (
KEW 312, 312 A)
1.1 Harta modal ialah
barang-barang tak luak yang bernilai RM 500 atau lebih setiap
satu pada masa perolehan tidak termasuk:
a. Perabot, b.
Permaidani c. Langsir
1.2 Daftar harta modal
mengandungi 2 bahagian :
i. Bahagian A
- Merekodkan semua
maklumat berhubung dengan pembelian, penempatan, pemeriksaan
dan pelupusan.
ii. Bahagian B.
- Merekod semua
penyelenggaran seperti pembaikian dan pembelian segala alat
ganti.
1.3 Satu daftar hendaklah
disimpan untuk merekod penggunaan borang ini.
1.4. Butiran maklumat di dalam
daftar harta modal dibahagi dibahagikan kepada 2 bahagian
iaitu:
KEW 312 (BAHAGIAN A)
a. Kategori
Harta modal dibahagikan
kepada tiga kategori
i. Kenderaan
ii. Logi
iii. Mesin, peralatan
dan kelengkapan pejabat
b. Jenis
Jenis harta modal
didalam kategori ‘mesin’ peralatan dan kelengkapan pejabat
contohnya:
i. Kamera
ii. Komputer
iii. Mesin penyalin
iv. TV dan sebagainya
c. Jenama dan model
contohnya “ Proton Saga
1.5I otomatik”
d. Jenis dan nombor enjin
( Jika ia ada kenderaan
)
e. No. Casis / siri pembuat
Nombor casis bagi
kenderaan atau nombor siri pembuat bagi peralatan pejabat.
F. No. Siri pendaftaran
Contohnya seperti
nombor siri pendaftaran kenderaan atau nombor siri rekod
pejabat ( SMBAS/TR/ ERT-0001/93 )
g. Kos dan tarikh dibeli /
terima
Harga termasuk kos
pengakutan / insuran ( jika ada ) dan lain-lain perbelanjaan
berkaitan dengan pembelian tersebut.
H. No. Pesanan kerajaan
Rujuk kepada pesanan
kerajaan yang dikeluarkan untuk pembelian harta modal
berkenaan , contoh ( g181570 ). Jika ia di perolehi melalui
cara-cara lain, sila nyatakan contoh “ hadiah” ( Sumbangan
wakil rakyat ), dsbnya.
I. Pembekal
Nama pembekal ( Contoh:
Guthrie Malaysia Trading Corporion Sdn. Bhd. )
j. No. Rujukan fail
Nombor rujukan fail
yang mengandungi rekod-rekod pembelian harta modal ini.
K. Aksesori
Senaraikan
aksesori-aksoseri yang dilengkapkan bersama harta modal ini.
L. Tandatangan
Tandatangan pegawai
yang bertanggunjawab mengesahkan butiran diatas serta tarikh.
M. Penempatan
Penampatan tetap dan
tarikh penempatan harta modal berkenaan. Setiap pindahan
penempatan perlu direkodkan dan ditandatangani oleh pegawai
bahagian pengguna.Sekiranya borang tersebut telah aktif maka
penempatan hendakalah di rekod diborang kew 315 (
dalam bentuk buku ).
Pindahan
Sekiranya ia
dipindahkan secara tetap dari pejabat ayng mengawalnya, kad
dafta harta modal asal hendakalah didaftakan bersama-sama
dengan harta modal berkenaan kepada pejabat yang menerimanya.
Satu salinan kad dafta harta modal tersebut hendaklah disimpan
dengan menulis perkataan “ Dipindahkan ....................(
Ruj. : ........................) didalam fail yang berasingan
dengan rekod harta modal yang dipindah. Selepas butiran itu
diisi, pegawai yang bertanggunjawab perlu ditandatangani
diruang yang disediakan serta tarikhnya.
N. Pemeriksaan harta modal
Ketua jabatan hendaklah
mengatur pemeriksaan keatas harta modal sebagaimana yang
dikehendaki dalam TPS para 238, 239, dan 240 ( pegawai
pemverifikasi stok dalaman ).
O. Pelupusan
Pegawai berkenaan
hendaklah mencatatkan tarikh, no. Fail dan tandatangan, bila
sesuatu harta modal itu diluluskan untuk pelupusan oleh
pembedaharaan atau pegawai dimana berkenaan. ( adalah menjadi
tanggunjawad pegawai yang menjaga stok tersebut untuk
melaporkan kepada pegawai atasanyan bagi tujuan hapuskira
barang-barang yang telah rosak, usang dan sebagainya ( Format
kew 300-v- diisi 5 salinan )
KEW 312 ( BAHAGIAN B )
a. Tarikh servis/pembaikan
b. Butiran servis/pembaikan
Keterangan lanjut
mengenai apa yang dibaiki termasuk pembelian alat ganti.
c. No. Pesanan kerajaan /
nombor inden
d. Tempatan pembelian /
servis / pembaikian
Nama syarikat dimana
alat-alat ganti dibeli atau pembaikian dibuat.
E. Kos
Kos alat ganti atau kos
pembaikian atau kedua-duanya sekali
f. Tandatangan
Pegawai yang
bertanggunjawab hendaklah menandatangani bagi mengesahkan
butir-butir penyelenggaran harta modal itu.
KEW 312 A
Borang ini merupakan sambungan
kepada borang KEW 312 ( bahagian B )
2. DAFTAR INVENTORI (
KEW 313 )
2.1 Inventori ialah
barang-barang tak luak yang bernilai tak kurang daripada RM
500 setiap satu pada masa perolehan
2.2 Walau bagaimanapun
barang-barang seperti :
i. Perabut
ii. Permaidani
iii. Langsir
iv. Pinggan mangkuk
termasuk dalam
inventeri tanpa mengira kos
2.3 Kad ini disusun
mengikut jenis inventori dan abjad.
2.4 Butiran didalam kad
adalah seperti berikut:
a. Kategeri
Inventori
dibahagikan kepada ketegori berikut:
i. Peralatan dan
kelengkapan pejabat
ii. Perabot ,
permaidani dan langsirdan sebagainya
b. Jenis
Jenis inventoridi
dalam ketegori ‘ peralatan dan kelengkapan pejabat “ misalnya;
i. Kerusi ii. Meja
iii. Langsir dan lain-lainnya
c. Bilangan
Bilangan mengikut
urutan biasa
d. Butiran
Perihal inventori
yang di perolehi misalnya :
i. Kerusi pengetua
ii. Meja kerani.
Iii. Rak bertutup dan
sebagainya.
E. Kuantiti
Jumlah unit yang
diperolehi.
F. No. Pesanan
kerajaan.
G. Tarikh dibeli
Tarikh iventori
dibeli mengikut pesanan kerajaan.
H. Kos seunit -
termasuk kos pengangkutan dan insuran.
I. No. Siri
pendaftaran.
No. Siri
pendaftaran seperti nombor siri rekod pejabat.
J. Lokasi
penempatan
inventori tersebut.
K. Pelupusan
Nombor rujukan
fail ada pelupusan itu diluluskan.
L. Catatan
Apa-apa
perkara yang berkaitan.
M. Tandatangan
Pegawai
yang bertanggungjawab hendaklah menandatangani bagi
mengesahkan butiran yang dicatatkan itu.
3. DAFTAR STOK
BEKALAN PEJABAT (kew 314)
3.1 Bekalan pejabat ialah semua
barang luak dan termasuk alat tulis serta kelengkapan pejabat
tak luak yang rendah nilainya dan tidak ekonomik untuk dikesan
penempatannya secara satu persatu.
3.2 Daftar ini adalah dalam
bentuk buku.
3.3 a. Jenis
jenis bekalan pejabat seperti
barangan luak misalnya.
I. Ball pen ii.
Kertas am iii, gam
jenis bekalan pejabat seperti
barangan tak luak .
i. Gunting ii. Stapler iii.
Bulu tangkis (contoh di sekolah)
b. Unit pengukuran
Dikira dalam bentuk batang, kotak
rim dan sebagainya.
C. Bil.
Bilangan mengikut urutan biasa.
D. No. Pesanan
e. Diterima daripada/dikeluarkan
kepada nama pembekal atau pegawai yang menerima.
F. Tarikh
Tarikh bekalan diterima
atau dikeluarkan.
G. Kuantiti terimaan.
h.. Kuantiti keluaran
i. Baki bil, unit yang ada
j. Penerima, nama dan
tanadatangan pegawai menerima bekalan.
3.4 Bagi merekod baki stok
dari buku lama hendaklah dicatat seperti berikut:
jenis: pen - Ball pen unit:
batang
1. Baki dari Buku Daftar/Stok
Tarikh Baki
(Alat Tulis (Am 84 pin.
10/66) 1.5.91 170
4. DAFTAR PERGERAKAN
HARTA MODAL INVENTORI (kew 315)
4.1 Daftar pergerakan harta modal
dan iventori bertujuan untuk merekodkan pergerakan sebarang
harta modal atau invontori seperti:
i. Pindahan ii,
pinjaman iii. Penempatan sementara.
4.2. Ia adalah dalam bentuk
buku.
4.3. a. Jenis
jenis harta model atau inventori
misalnya “TV”
b. Jenama dan model
model harta modal/inventori
misalnya “canon TY 700”
c. No. Siri Pembuat
no. Siri pembuat harta
modal/inventori berkenaan.
D. No. Siri pendaftaran
Nombor siri pendaftaran
seperti nombor siri rekod pejabat.
E. Bil
Bilangan mengikut
urutan biasa.
F. Nama peminjam
g. Tarikh dikeluarkan
Tarikh sebenar harta
modal/inventori dikeluarkan atau dipindahkan dari penempatan.
H. Tarikh jangka dipulangkan
tarikh harta modal/inventori
berkenaan dijangka dipulangkan.
I. Tandatangan peminjam.
J. Pegawai mengeluar
pegawai bertanggungjawab mengawasi
harta modal/inventori pejabat atau seorang pegawai lain yang
ditugaskan hendaklah menandatangani ketika harta/inventori
dikeluarkan dan dipulangkan serta tarikhnya.
***********************
Ditaip semula berdasarkan
nota Pengurusan Stok
oleh Jasmani Mohd Nasir
dan Noorlaila Zakaria
Pembantu Makmal SMK
Chabang Empat, Tumpat, Kelantan.
Catatan: Pn. Jasmani Mohd
Nasir 2005 bertugas di SMK Tumpat,
Pn. Noorlaila Zakaria 2005 masih
bertugas di SMK Chabang Empat, Tumpat, Kelantan.
dan Saya Ediramle Ismail 2005 masih
bertugas di SMK Berangan.Tumpat, Kelantan
|